В прошлом номере ТУТ мы рассмотрели методику выбора программного обеспечения (ПО) турфирмой. Не менее важным является и то, как турфирма внедряет, выбранную технологию работы.
Итак, Вы сделали свой выбор. Как правильно начать внедрение ПО?
Если Вы устанавливаете программное обеспечение для туроператоров, попробуйте установить его сначала на один компьютер (т.к. предположить, что туроператор, будет обеспечивать свою работу средствами одной рабочей станции сложно, мы распространяем такую версию бесплатно).
Если желания самостоятельно изменять формы выходных документов нет или если Вы не обнаружили нужных Вам отчетов в стандартной поставке — составьте для разработчиков список доработок ПО. В процессе работы нелишним будет записывать вопросы, ответы на которые, Вы не сумели найти в документации.
Таким образом, еще не купив, выбранный вами программный продукт, Вы уже сможете разговаривать с разработчиками на одном языке. На момент покупки ПО, обсудите с фирмой-поставщиком ПО список вопросов, которые возникли на этапе начального внедрения однопользовательской системы. К договору поставки ПО можно (и нужно) приложить список необходимых Вам доработок.
Договор поставки и внедрения ПО мы рекомендуем разбить на части. Если Вы решили, что для обеспечения бизнеса Вам необходимо 15 рабочих станций*, то сначала (на период ввода данных) Вы можете приобрести ПО на 5 пользователей, потому как другие пользователи (касса, бухгалтерия, руководство...) не будут иметь базовых данных для работы. Далее расширяйте число пользователей по мере необходимости. Важно оговорить очередность внедрения при заключении договора.
У поставщиков ПО существуют разные режимы сопровождения ПО. Рекомендуем на первом этапе внедрения выбрать тот вариант, который гарантирует максимально быстрый отклик на Ваши запросы, в дальнейшем можно перейти к более экономичным вариантам.
Это были советы по построению взаимоотношений с поставщиками ПО, но, пожалуй, главным является перестройка внутренней организации труда.
Решение об автоматизации должно быть для руководства турфирмы окончательным. Руководители должны четко представлять себе перспективность своих действий. Подчеркнем, что выбор руководитель уже сделал. Как уже говорилось, нужен сотрудник турфирмы ответственный за внедрение. В идеальном случае — это системный администратор турфирмы. Именно турфирмы, с опытом работы в турбизнесе, а не абстрактный специалист по сетям, железу и стандартному ПО. Но такие специалисты на рынке труда в туризме «на вес золота», а если Вы еще не автоматизированы должным образом, скорее всего у Вас этого специалиста нет. Поэтому, лучше всего ответственным за внедрение назначить самого негуманитарного из специалистов в области туризма.
Именно этот сотрудник будет общаться с поставщиками ПО, аккумулировать вопросы всех пользователей ПО, по возможности отвечать на них, в ином случае, доносить потребности пользователей до разработчиков.
Очень важно правильно выбрать время внедрения программы. Разумеется, лучше всего это делать в межсезонье.
Сегодня внутриофисная система туроператора кажется неполной, если она не имеет выхода во внешний мир. С того момента, как туроператор максимально загрузил систему данными, необходимо задуматься об организации доступа к этим данным агентств, работающих с туроператором. Речь идет не только об организации онлайн бронирования ресурсов туроператора, но и возможность показывать агентствам свои ресурсы: спецпредложения, остановки продаж, загруженность рейсов и, разумеется, состояние сделанных турагентством заявок.
О пользе он-лайн бронирования и предоставления доступа агентств к интересующим их данным сказано много, но, тем не менее, повторимся.
Работу туроператора по вводу заявок выполняет агентство. Агентствам необходимо объяснить, что, используя систему онлайн бронирования, они гарантировано получают тот ресурс, который на настоящий момент доступен во внутриофисной системе туроператора, в отличие от случая, когда заявка отправлена по электронной почте или по факсу.
Агентства не беспокоят туроператора вопросами о статусе заявки — подтверждена ли она, пришел ли платеж, всю эту информацию можно посмотреть в удаленном режиме, имея доступ к своим данным, защищенным паролем.
Вся история взаимоотношений с каждым конкретным агентством видна не только туроператору, но и самому агентству.
Не менее одного сезона уходит у туроператора на понимание всех тонкостей и возможностей ПО. Не торопитесь давать разработчикам новые задания, пока не освоите все возможности программы. Скорее всего, большая часть Ваших пожеланий уже реализована, хотя, может быть, не совсем так, как Вам казалось это должно быть. Многократно говорилось, что нельзя идти на поводу у персонала, привыкшего работать в EXCEL-е. Плохие привычки нужно менять, а не требовать от разработчиков создания новой электронной таблицы.
Итак, общие выводы:
- Займитесь внедрением программы до ее покупки;
- Составьте список вопросов к поставщикам ПО на момент заключения договора;
- Внедряйте ПО постепенно, по мере роста объема данных, но согласно заранее составленного плана;
- Спланируйте время внедрения;
- Стройте жесткие отношения не только с поставщиками ПО, но и внутри коллектива;
- Не спешите вносить изменения в ПО, пока не изучите все его возможности.
* — В большинстве случаев под рабочими станциями понимается не число компьютеров, на которых установлено ПО, а число пользователей, имеющих возможность одновременно обращаться к серверу базы данных. Т.е. установить программу Вы можете на все компьютеры в Вашей компании (например, на 30), а одновременно работать смогут только 15, если Вы приобрели продукт на 15 рабочих мест.
